Fichiers, données et entrées visuelles

Commencez une analyse de document par l'identification : titre, date, version, auteur, plage de pages, annexes et restrictions visibles. Faites inventorier la structure des chapitres et les définitions utilisées. Cela évite qu'un résumé ignore une annexe, une note de bas de page ou une version différente.

Déterminez ensuite l'objectif d'utilisation. Une revue de contrat, une note de décision et un résumé pédagogique nécessitent des extractions différentes. Demandez les références de source par page, section ou tableau. Vérifiez vous-même les passages critiques dans le texte original ; un numéro de page plausible peut être incorrect.

• Identité du document
• Structure et portée
• Objectif de l'analyse
• Localisation par point clé
• Échantillon manuel

Un bon résumé n'est pas une simple réduction uniforme. Sélectionnez ce dont l'utilisateur a besoin : points de décision, obligations, risques, actions ou concepts d'apprentissage. Conservez les mots modaux tels que peut, doit, probablement et sous condition ; ils changent le sens.

Séparez ce qui provient littéralement de la source de l'interprétation et des recommandations. Pour les documents longs, demandez plusieurs niveaux : un résumé de gestion court, une note de décision et un tableau détaillé avec les références. Vérifiez que les chiffres, unités, périodes et exceptions n'ont pas été altérés.

• Le moment d'utilisation détermine la sélection
• Conditions conservées
• Source et interprétation séparées
• Chiffres et unités exacts

Une feuille de calcul est plus que des chiffres visibles. Inventoriez les feuilles de calcul, les colonnes, les types de données, les formules, les filtres, les lignes masquées et la période utilisée. Précisez si un champ vide signifie inconnu, non applicable ou zéro.

Faites vérifier indépendamment les totaux et les calculs d'échantillons. Vérifiez les dénominateurs, le traitement de la TVA, la devise, les arrondis et les enregistrements doublons. Séparez la description de la causalité : une augmentation simultanée ne prouve pas qu'une variable a causé l'autre. Une analyse indique la formule, les champs sources, la période et la limitation.

• Schéma et types de données
• Formules en dénominateurs
• Vide n'est pas automatiquement nul
• Contrôle par échantillonnage
• Corrélation n'est pas causalité

Une image ne contient qu'un extrait, un moment et une résolution. Inventoriez d'abord littéralement le texte visible, les objets, les axes du graphique ou les messages d'erreur. Marquez les parties illisibles ou coupées. Ne demandez des interprétations et des explications possibles qu'ensuite.

Vérifiez pour les graphiques les axes, l'échelle, la période, la source et les points zéro manquants. Pour les captures d'écran de logiciels, la version de l'interface peut différer. N'utilisez jamais une analyse d'image comme seule base pour l'identité, le diagnostic médical ou toute autre décision à fort impact.

• Visible versus déduit
• Extrait et résolution
• Axe et échelle
• L'interface peut changer
• Pas d'identification à fort impact

Un résultat professionnel montre ce qui a été examiné et ce qui ne l’a pas été. Élaborez un rapport de qualité avec l'identité du fichier, la tâche d'analyse, les composants utilisés, les contrôles réussis, les écarts, les incertitudes et les échantillons manuels. Indiquez lorsque les tableaux, scans, formules ou annexes n'ont pas pu être lus de manière fiable.

Associez les conclusions importantes aux sources. Fournissez une liste séparée des valeurs combinées à partir de plusieurs fichiers ou modalités. Un rapport de qualité vert signifie uniquement que les tests définis ont réussi ; il ne prouve pas que chaque problème potentiel est exclu.

• Couverture
• Preuve de contrôle
• Écarts
• Éléments non lus
• Limitation restante